Outlook naar Salesforce
Mogelijkheid · route: geconfigureerd
Klantcontact uit Outlook terug in Salesforce, zonder overtypen
Het gesprek staat in Outlook, de waarheid hoort in Salesforce, en daartussen zit een mens die het overtypt of vergeet. Deze workflow beoordeelt de berichten die je vrijgeeft en stelt per bericht voor wat er in Salesforce bij moet. De accountmanager keurt goed; pas daarna gaat er iets naar het CRM.
- Vrijblijvend
- EU-hosting
- Jij houdt de controle
In het kort
Route: geconfigureerd
Controle: menselijke goedkeuring
Systemen: Outlook, Salesforce
Wat er gebeurt
Van signaal naar voorstel
De workflow krijgt toegang tot een afgesproken postvak of map in Outlook. Per bericht bepaalt hij of het bij een bestaande account, contactpersoon of opportunity hoort, en wat er dan in Salesforce zou moeten veranderen: een activiteitenlog, een notitie, een gewijzigde fase of een vervolgtaak met termijn.
Dat wordt als voorstel voorgelegd aan de eigenaar van de opportunity. Die keurt goed, past aan of wijst af. Pas na goedkeuring wordt Salesforce bijgewerkt, altijd met een verwijzing naar het bericht waar de wijziging vandaan komt, zodat een collega later kan nagaan waarom een veld is veranderd. De algemene opbouw van mail naar CRM staat beschreven bij e-mail naar CRM.
Zo verloopt het
Stap voor stap
Toegang
Je geeft een specifiek postvak of een specifieke map vrij. De workflow leest niets buiten die grens.
Koppelen
Hoort dit bericht bij een bestaande account of opportunity? Zonder duidelijke match wordt er niets geraden en gaat het bericht als open vraag naar de beoordelaar.
Voorstel
Een concrete voorgestelde wijziging: welk veld, welke waarde, welke vervolgtaak, en het bericht waar dat op gebaseerd is.
Goedkeuring
De eigenaar van de opportunity keurt goed, past aan of wijst af. Elke beslissing komt in het logboek, ook de afwijzing.
Vastleggen
Na goedkeuring wordt Salesforce bijgewerkt en blijft de bron zichtbaar bij het record.
Grenzen
Waar het stopt
De workflow verstuurt geen e-mail namens jou. Hij verandert geen faseovergangen of gesloten deals zonder dat een mens dat per geval heeft goedgekeurd, en hij verwijdert nooit iets. Velden die je als beschermd aanwijst worden alleen gelezen, nooit geschreven. Als jouw eigen kwalificatieregel botst met wat het model voorstelt, wint de regel. En de workflow leest geen postvakken die je niet expliciet hebt vrijgegeven.
Bewijs
Wat we kunnen laten zien
Outlook-mail en Salesforce hebben elk een eigen koppeling in het platform; deze workflow hoeft dus niet om een ontbrekende koppeling heen te bouwen. Wat per organisatie wordt ingericht is de vertaalslag: welk postvak wordt vrijgegeven, welke velden de workflow mag voorstellen, welke kwalificatieregel voorgaat en wie tekent. Daarom staat de route hier op geconfigureerd en niet op native.
[[BEWIJS NODIG: werkende Outlook-naar-Salesforce-workflow in een klantomgeving, met doorlooptijd en goedkeuringspercentage — eigenaar: delivery]]
Veelgestelde vragen
Is de Outlook-kant een aparte bouwstap?
Nee. Voor Outlook-mail bestaat een eigen koppeling, net als voor Salesforce. Wat per omgeving wordt ingericht is welk postvak wordt vrijgegeven en welke velden de workflow mag voorstellen.
Werkt dit ook met een gedeeld postvak?
Ja, mits dat postvak expliciet is vrijgegeven. Wie de voorstellen beoordeelt spreek je apart af, want bij een gedeeld postvak is dat zelden een enkele persoon.
Kan de workflow een deal zelf naar de volgende fase zetten?
Alleen als je dat per fase inricht en goedkeurt. Standaard stelt hij de faseovergang voor en zet hij hem niet zelf.
Hoe weet ik later waarom een veld is veranderd?
Elke goedgekeurde wijziging houdt de verwijzing naar het oorspronkelijke bericht vast, plus wie heeft goedgekeurd en wanneer.
Breng één proces mee.
We beoordelen samen of deze workflow bij jouw situatie past, wat de route kost aan beheer en waar de mens moet blijven beslissen.
- Reactie binnen één werkdag
- Geen verplichtingen