Offerte opstellen uit intakegegevens
Mogelijkheid · route: maatwerk
Van intake naar een conceptofferte die al op jouw offerte lijkt
Een offerte maken is zelden denkwerk: het is de intake vertalen naar de blokken, tarieven en voorwaarden die je altijd al gebruikt. Deze workflow doet die vertaling en levert een concept op waar de verkoper nog naar kijkt. Het verschil zit in de uren die niet meer in opmaak en overtypen gaan zitten.
- Vrijblijvend
- EU-hosting
- Jij houdt de controle
In het kort
Route: maatwerk
Controle: menselijke goedkeuring
Systemen: Formulier of e-mail, documentopslag
Wat er gebeurt
Van signaal naar voorstel
De workflow start bij de intake: een ingevuld formulier, een gespreksverslag of een e-mail met de vraag van de klant. Daaruit haalt hij de gegevens die een offerte nodig heeft: welke dienst, welke omvang, welke termijn, welke bijzondere wensen en welke randvoorwaarden zijn genoemd. Ontbreekt er iets essentieels, dan wordt dat als open vraag teruggegeven in plaats van ingevuld met een aanname.
Vervolgens wordt de conceptofferte opgebouwd uit jouw eigen tekstblokken, tarieven en voorwaarden. Het concept gaat naar de verkoper, die aanvult, corrigeert en beslist wat er echt uitgaat. De workflow verstuurt nooit zelf een offerte naar een klant.
Zo verloopt het
Stap voor stap
Intake
Een formulier, gespreksverslag of e-mail met de vraag van de klant, uit een bron die je hebt aangewezen.
Uitlezen
Dienst, omvang, termijn en bijzondere wensen. Wat ontbreekt, komt terug als open vraag.
Opbouwen
Het concept wordt samengesteld uit jouw eigen tekstblokken, tarieven en voorwaarden, niet uit vrij verzonnen tekst.
Controle
De verkoper vult aan, corrigeert de scope en beslist of het concept goed genoeg is om uit te gaan.
Versturen
Verzenden doet de verkoper. De workflow legt vast welke versie is goedgekeurd en waarop die is gebaseerd.
Grenzen
Waar het stopt
De workflow verstuurt geen offertes en doet geen toezeggingen aan een klant. Hij verzint geen tarieven: wat niet in jouw prijslijst staat, wordt als open punt gemeld. Hij wijkt niet zelfstandig af van je standaardvoorwaarden, ook niet als de klant daarom heeft gevraagd; zo'n afwijking is altijd een menselijk besluit. Hij bepaalt ook geen kortingen. En hij beoordeelt niet of een opdracht haalbaar is.
Bewijs
Wat we kunnen laten zien
Deze workflow is per organisatie ingericht: de opbouw van de offerte, de tekstblokken, de tarieftabel en de plek waar het document terechtkomt verschillen per bedrijf. Daarom staat deze route op maatwerk en niet op een bestaande koppeling. Wat zo'n inrichting zelf kost en waar dat van afhangt, staat bij prijzen.
[[BEWIJS NODIG: draaiende offerteworkflow bij een klant, met de tijd per offerte voor en na en het aandeel concepten dat ongewijzigd uitgaat — eigenaar: delivery]]
Veelgestelde vragen
Verzint de workflow prijzen als er niets bekend is?
Nee. Wat niet in jouw prijslijst staat, komt als open punt terug bij de verkoper. Een verzonnen tarief in een offerte is duurder dan een lege regel.
Kan het concept meteen naar de klant?
Alleen nadat een mens het heeft goedgekeurd en zelf verstuurt. De workflow heeft geen verzendrecht richting klanten.
Waar komt het document terecht?
In de documentopslag en de mapstructuur die je zelf aanwijst, zodat versies vindbaar blijven waar je ze al zoekt.
Werkt dit ook bij complexe offertes?
Het werkt het beste bij offertes die uit herkenbare blokken bestaan. Hoe meer echt rekenwerk of onderhandeling, hoe meer de verkoper zelf doet.
Breng één proces mee.
We beoordelen samen of deze workflow bij jouw situatie past, wat de route kost aan beheer en waar de mens moet blijven beslissen.
- Reactie binnen één werkdag
- Geen verplichtingen