Interne kennisbank bevragen
Mogelijkheid · route: geconfigureerd
Antwoord uit je eigen documenten, met de bron erbij
De meeste interne vragen zijn al eens beantwoord, ergens in een document dat niemand meer kan vinden. Deze workflow laat medewerkers hun vraag in gewone taal stellen en geeft antwoord op basis van jullie eigen documenten, altijd met de bron erbij. Hij leest alleen; hij verandert niets.
- Vrijblijvend
- EU-hosting
- Jij houdt de controle
In het kort
Route: geconfigureerd
Controle: alleen lezen
Systemen: SharePoint, Google Drive
Wat er gebeurt
Van signaal naar voorstel
Een medewerker stelt een vraag. De workflow zoekt in de mappen en sites die zijn vrijgegeven naar de passages die het antwoord bevatten, en formuleert daaruit een antwoord van een paar regels. Bij elk antwoord staat naar welk document en welke passage het verwijst, zodat de lezer het zelf kan nakijken in plaats van op het antwoord te moeten vertrouwen.
De rechten van de medewerker gelden onverkort: wie een document niet mag zien, krijgt er ook geen antwoord uit. Is er geen bron te vinden, dan zegt de workflow dat hij het niet weet in plaats van iets te verzinnen. Documenten met een datum die ver in het verleden ligt worden als mogelijk verouderd gemarkeerd.
Staan de documenten nog niet klaar om bevraagd te worden, dan gaat documenten naar kennis daaraan vooraf. De achterliggende keuzes staan in een interne kennisbank met AI.
Zo verloopt het
Stap voor stap
Vraag
Een medewerker stelt een vraag in gewone taal, zonder te hoeven weten in welke map het antwoord staat.
Zoeken
Er wordt gezocht in de mappen en sites die zijn vrijgegeven, binnen de rechten van degene die vraagt.
Antwoorden
Een kort antwoord met daarbij het document en de passage waar het op is gebaseerd.
Nakijken
De lezer klikt door naar de bron. Wat oud is, wordt als mogelijk verouderd gemarkeerd.
Geen bron
Is er niets gevonden, dan is het antwoord dat het er niet in staat. Dat is bruikbare informatie.
Grenzen
Waar het stopt
Deze workflow leest alleen. Hij bewerkt, verplaatst of verwijdert geen documenten en maakt geen nieuwe versies aan. Hij omzeilt geen rechten: als jij een map niet mag zien, gebruikt hij die map ook niet voor jouw antwoord. Hij beantwoordt geen vragen waarvoor geen bron bestaat en geeft geen beleidsadvies. Hij kopieert je documenten ook niet naar een andere omgeving: de bron blijft staan waar hij staat.
Bewijs
Wat we kunnen laten zien
Voor SharePoint en Google Drive bestaan eigen koppelingen in het platform, inclusief het respecteren van de bestaande rechten. Verwerking vindt plaats in de EU en van elke stap wordt een logboek bijgehouden. Wat per organisatie wordt ingericht is welke mappen, sites en documenttypes meedoen; zie documenten en kennis.
[[BEWIJS NODIG: draaiende kennisbank bij een klant, met het aantal vragen per week en het aandeel antwoorden met een bruikbare bron — eigenaar: delivery]]
Veelgestelde vragen
Ziet iedereen dezelfde antwoorden?
Nee. Het antwoord volgt de rechten van degene die vraagt, dus twee medewerkers kunnen op dezelfde vraag een verschillend antwoord krijgen.
Wat als het gevonden document verouderd is?
Dan wordt dat erbij vermeld op basis van de datum van het document. De workflow weet niet uit zichzelf of iets nog beleid is.
Worden onze documenten gekopieerd?
De bron blijft staan waar hij staat. Er wordt gelezen en verwezen, niet verplaatst of gedupliceerd naar een andere omgeving.
Wat als er geen antwoord in staat?
Dan zegt de workflow dat. Geen antwoord is beter dan een verzonnen antwoord met een geloofwaardige toon.
Breng één proces mee.
We beoordelen samen of deze workflow bij jouw situatie past, wat de route kost aan beheer en waar de mens moet blijven beslissen.
- Reactie binnen één werkdag
- Geen verplichtingen