Inbox-triage met menselijke goedkeuring

Mogelijkheid · route: native

Een gedeelde mailbox die al gesorteerd is voordat iemand hem opent

Een gedeelde mailbox kost de meeste tijd voordat er iets wordt beantwoord: lezen, bepalen waar het over gaat, bepalen wie het oppakt. Deze workflow doet die voorbereiding. Elk bericht krijgt een categorie, een korte samenvatting, een urgentie en waar dat kan een conceptantwoord. Versturen blijft mensenwerk.

Plan een procesgesprek

Vrijblijvend
EU-hosting
Jij houdt de controle

13 september 2026E-mail

In het kort

Route: native
Controle: menselijke goedkeuring
Systemen: Gmail, Outlook

Wat er gebeurt

Van signaal naar voorstel

De workflow leest nieuwe berichten in de mailbox die je hebt vrijgegeven. Per bericht bepaalt hij waar het over gaat volgens jouw eigen categorieën, hoe urgent het is volgens jouw eigen regels, en welke afdeling of persoon het normaal oppakt. Hij schrijft er een samenvatting van twee of drie regels bij, zodat niemand het hele bericht hoeft te lezen om te beslissen wat ermee moet.

Voor terugkerende vragen zet hij bovendien een conceptantwoord klaar, gebaseerd op de teksten en bronnen die jij hebt aangewezen. Dat concept staat in de mailbox en gaat pas weg als een medewerker het verstuurt. Wat de workflow niet met zekerheid kan plaatsen, markeert hij als onbekend in plaats van het ergens onder te schuiven.

Zo verloopt het

Stap voor stap

Binnenkomst
Een nieuw bericht in de gedeelde mailbox of onder het label dat je hebt vrijgegeven.
Sorteren
Categorie, urgentie en de afdeling die het normaal oppakt, volgens de regels die jij hebt vastgelegd.
Samenvatten
Twee of drie regels waarmee een medewerker kan beslissen zonder het hele bericht te lezen.
Concept
Voor bekende vragen een conceptantwoord uit jouw eigen teksten, met de bron erbij waar het op gebaseerd is.
Mens beslist
De medewerker verstuurt, past aan of verwijdert het concept. Elke keuze staat in het logboek.

Grenzen

Waar het stopt

De workflow verstuurt niets. Hij verwijdert geen berichten en archiveert niet zelfstandig, want een verkeerd weggeschoven bericht is duurder dan een ongesorteerd bericht. Hij verzint geen antwoorden op vragen waar geen bron voor is: dan komt er geen concept, alleen een melding. Hij leest alleen de mailbox die je hebt vrijgegeven, niet de persoonlijke mailboxen van medewerkers. En hij overrulet jouw urgentieregels niet.

Bewijs

Wat we kunnen laten zien

Voor Gmail en voor Outlook-mail bestaan eigen koppelingen in het platform, in beide gevallen inclusief het klaarzetten van een concept en zonder verzendrecht. Wat per organisatie wordt ingericht is de triage zelf: jouw categorieën, jouw urgentieregels en de bronnen waaruit een concept mag worden geschreven. Het bredere kader staat in e-mails automatisch verwerken.

[[BEWIJS NODIG: draaiende inbox-triage bij een klant, met het aantal berichten per dag en het aandeel concepten dat ongewijzigd wordt verstuurd — eigenaar: delivery]]

Veelgestelde vragen

Kan de workflow onder bepaalde voorwaarden toch zelf versturen?

Dat is een andere inrichting met een eigen gesprek erover. In deze opzet is versturen bewust een menselijke handeling gebleven.

Wat gebeurt er met een bericht dat nergens in past?

Dat wordt gemarkeerd als onbekend en komt in de normale wachtrij. Het wordt niet geforceerd in een categorie geduwd.

Leest de workflow persoonlijke mailboxen?

Nee. Alleen de gedeelde mailbox of het label dat expliciet is vrijgegeven.

Waar worden de berichten verwerkt?

Verwerking vindt plaats in de EU, en van elke stap wordt een logboek bijgehouden.

Breng één proces mee.

We beoordelen samen of deze workflow bij jouw situatie past, wat de route kost aan beheer en waar de mens moet blijven beslissen.