Facturen verwerken en boeken
Mogelijkheid · route: geconfigureerd
Elke factuur uitgelezen, gecontroleerd en klaargezet voor akkoord
Bij factuurverwerking zit de tijd niet in het boeken, maar in het overtypen en in het uitzoeken van de paar facturen die niet kloppen. Deze workflow leest elke inkoopfactuur uit, controleert hem tegen je eigen regels, en zet het resultaat klaar ter goedkeuring. De boeking gebeurt pas na akkoord van een mens.
- Vrijblijvend
- EU-hosting
- Jij houdt de controle
In het kort
Route: geconfigureerd
Controle: menselijke goedkeuring
Systemen: E-mail, documentopslag, Exact Online
Wat er gebeurt
Van signaal naar voorstel
Facturen komen binnen per mail of in een aangewezen map in de documentopslag. De workflow leest per factuur de leverancier, het factuurnummer, de datum, de bedragen, het btw-bedrag en de regels uit. Daarna volgt de controle: klopt het totaal met de regels, is de leverancier bekend, is dit factuurnummer al eerder langsgekomen, past het bedrag binnen de grens die jij hebt gesteld, en is er een bijbehorende inkooporder of opdracht?
Wat schoon door de controle komt, wordt klaargezet als voorgestelde boeking met een voorgestelde grootboekrekening en kostenplaats. Wat niet klopt, komt op een aparte lijst met per factuur de reden. Een medewerker van de administratie keurt goed, corrigeert of wijst af; pas daarna wordt er geboekt.
Zo verloopt het
Stap voor stap
Binnenkomst
Een factuur in de aangewezen mailbox of map. Andere documenten blijven buiten de workflow.
Uitlezen
Leverancier, nummer, datum, bedragen, btw en regels. Onleesbare of onvolledige facturen worden gemeld, niet aangevuld met een aanname.
Controleren
Optelling, dubbele nummers, bekende leverancier, bedragsgrens en de koppeling met een inkooporder of opdracht.
Goedkeuring
De administratie ziet het voorstel met de gevonden afwijkingen erbij en keurt goed, corrigeert of wijst af.
Boeken
Na akkoord wordt de boeking klaargezet in de administratie, met het brondocument eraan gekoppeld.
Grenzen
Waar het stopt
De workflow betaalt niets. Hij keurt geen facturen goed en verhoogt geen bedragsgrenzen: de grens die jij stelt is de grens. Bij een onleesbaar veld vult hij niets aan, maar meldt hij dat het veld ontbreekt. Hij verandert niets aan eerder geboekte periodes en sluit geen periodes af. Hij beoordeelt ook niet of een uitgave zakelijk verantwoord is, alleen of een factuur administratief klopt.
Bewijs
Wat we kunnen laten zien
Voor Exact Online bestaat een eigen koppeling in het platform, en hetzelfde geldt voor de mailbox en de documentopslag waar de facturen binnenkomen. Wat per organisatie wordt ingericht, is de weg van binnengekomen document naar goedgekeurde boeking: rekeningschema, kostenplaatsen, bedragsgrenzen en wie waarvoor tekent verschillen per kantoor. Dat is de reden dat deze route geconfigureerd heet en niet native. Voor de context per kantoortype: accountancy en de factuurstroom bij een accountantskantoor.
[[BEWIJS NODIG: draaiende factuurworkflow bij een klant, met aantal facturen per maand, het aandeel zonder correctie en de doorlooptijd — eigenaar: delivery]]
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met een factuur die niet klopt?
Die wordt niet geboekt, maar komt op de afwijkingenlijst met de reden erbij. Daar blijft hij staan tot iemand er iets mee doet.
Herkent de workflow een dubbele factuur?
Hij controleert op factuurnummer en leverancier tegen wat al is verwerkt, en meldt een vermoedelijke dubbele in plaats van hem te boeken.
Kan dit met een ander boekhoudpakket?
De uitleesstap en de controles zijn gelijk; de boekingsstap verschilt per pakket. Kijk bij de integraties welke route voor jouw pakket geldt.
Wie houdt het overzicht?
De administratie. De workflow levert voorstellen en een logboek van elke stap, geen zelfstandige boekingen.
Breng één proces mee.
We beoordelen samen of deze workflow bij jouw situatie past, wat de route kost aan beheer en waar de mens moet blijven beslissen.
- Reactie binnen één werkdag
- Geen verplichtingen