Documenten ontsluiten als kennis
Mogelijkheid · route: geconfigureerd
Documenten op drie plekken, één ingang om ze te bevragen
Kennis raakt zelden kwijt; hij raakt verspreid. Handleidingen in SharePoint, projectdocumenten in Drive, procedures in een map die niemand meer opent. Deze workflow maakt die documenten bevraagbaar vanaf één plek, zonder ze ergens naartoe te kopiëren en zonder dat iemand meer te zien krijgt dan hij al mocht zien.
- Vrijblijvend
- EU-hosting
- Jij houdt de controle
In het kort
Route: geconfigureerd
Controle: alleen lezen
Systemen: SharePoint, Google Drive
Wat er gebeurt
Van signaal naar voorstel
Je wijst aan welke sites, mappen en documenttypes meedoen. De workflow leest die documenten, splitst ze in passages en legt per passage vast waar hij vandaan komt en wanneer het document voor het laatst is gewijzigd. Rechten worden meegenomen: elke passage houdt vast wie hem mag zien.
Daarna is die verzameling te bevragen — zie interne kennisbank bevragen — en kan hij ook door andere workflows worden gebruikt als bron, bijvoorbeeld om een conceptantwoord of een procedurecontrole op te baseren. Wijzigt een document, dan volgt de verzameling die wijziging. Verdwijnt een document, dan verdwijnen ook de passages en de antwoorden die daarop leunden.
Zo verloopt het
Stap voor stap
Afbakenen
Welke sites, mappen en documenttypes doen mee? Alles daarbuiten blijft ongelezen.
Ontsluiten
Documenten worden gelezen en in passages verdeeld, met bron, datum en rechten per passage.
Bijhouden
Wijzigt of verdwijnt een document, dan volgt de verzameling. Er ontstaat geen schaduwarchief dat achterloopt.
Gebruiken
Medewerkers stellen vragen, en andere workflows gebruiken dezelfde verzameling als bron.
Controleren
In het logboek zie je welke documenten zijn gebruikt, voor wie en wanneer.
Grenzen
Waar het stopt
Er wordt niets geschreven, verplaatst of verwijderd in je documentopslag. Er ontstaat geen tweede archief buiten je eigen omgeving: de bron blijft leidend en wordt gevolgd. Rechten worden niet verruimd; een document dat maar drie mensen mogen zien, levert ook maar voor drie mensen antwoorden op. Documenten die je niet hebt aangewezen doen niet mee, ook niet als ze in dezelfde map staan. En de workflow beoordeelt niet of een document nog geldig beleid is.
Bewijs
Wat we kunnen laten zien
Voor SharePoint en Google Drive bestaan eigen koppelingen in het platform, met behoud van de bestaande rechten. Verwerking vindt plaats in de EU. Wat per organisatie wordt ingericht is de afbakening: welke mappen meedoen, welke documenttypes zinvol zijn en hoe je omgaat met verouderde versies. Zie ook documenten en kennis en documenten en kennis verbinden.
[[BEWIJS NODIG: omvang en doorlooptijd van een echte ontsluiting bij een klant, inclusief het aandeel documenten dat bruikbaar bleek — eigenaar: delivery]]
Veelgestelde vragen
Komen onze documenten ergens anders te staan?
Nee. Ze blijven in je eigen opslag. Er wordt gelezen en verwezen; er wordt geen tweede archief aangelegd dat een eigen leven gaat leiden.
Wat gebeurt er als iemand een document verwijdert?
Dan verdwijnen ook de passages die eruit kwamen, en daarmee de antwoorden die erop leunden. De bron blijft leidend.
Welke documenten zijn geschikt?
Tekstuele documenten met duidelijke structuur werken het best. Losse scans, verouderde versies en lege sjablonen leveren vooral ruis op.
Wie kan zien wat er gebruikt is?
In het logboek staat welke documenten zijn gebruikt, voor wie en wanneer. Dat is ook wat een beheerder nodig heeft om te kunnen verantwoorden.
Breng één proces mee.
We beoordelen samen of deze workflow bij jouw situatie past, wat de route kost aan beheer en waar de mens moet blijven beslissen.
- Reactie binnen één werkdag
- Geen verplichtingen