Waarom een demo weinig voorspelt
Een demo draait op materiaal dat je zelf hebt uitgezocht: een nette e-mail, een compleet transcript, een document zonder scans of handtekeningen. Een klantproces draait op wat er die dag binnenkomt. Het verschil tussen die twee is waar vrijwel elk automatiseringstraject blijft steken, en het is zelden het model dat tekortschiet.
Behandel de stap van demo naar proces daarom niet als een implementatie, maar als een reeks gates. Elke gate is een vraag met een antwoord dat je kunt opschrijven. Kom je er niet doorheen, dan weet je precies wat er ontbreekt.
De zeven gates
- Echte invoer. Draait de workflow op twintig willekeurige gevallen uit de afgelopen maand, niet op geselecteerde voorbeelden? Neem bewust de rommelige mee: doorgestuurde ketens, bijlagen zonder tekstlaag, afgebroken zinnen.
- Een eigenaar per stap. Wie kijkt naar het voorstel, wie keurt goed, wie grijpt in als het fout gaat? Een workflow zonder naam achter elke stap is een workflow die stilvalt zodra iemand op vakantie is.
- Het controleniveau. Leest de workflow alleen, stelt hij voor met menselijke goedkeuring, of voert hij uit met een logboek van elke stap? Kies dit per stap, niet per project.
- De uitweg bij twijfel. Wat doet de workflow als hij het niet weet? Een expliciete route terug naar een mens is een functionele eis, geen nette gedachte achteraf.
- Rechten en zichtbaarheid. Mag de workflow alles zien wat de vrager mag zien, en niets meer? Bestaande permissies blijven leidend; een koppeling die rechten omzeilt lost een probleem op door er een groter te maken.
- Het logboek. Is per uitvoering terug te zien welke bron is gelezen, welk voorstel is gedaan en wat ermee is gebeurd? Zonder dat kun je een afwijking niet onderzoeken en een controleniveau niet onderbouwd verschuiven.
- De tweede keer. Kan iemand anders dan de bouwer dezelfde workflow bij een tweede klant of een tweede afdeling opzetten, met alleen de configuratie en de documentatie? Zo niet, dan heb je een demo met een langere levensduur.
Wat je per gate vastlegt
Houd het kort: per gate een regel of drie. Welke vraag, welk antwoord, wie het antwoord heeft gegeven en op welke datum. Dat document is geen formaliteit — het is het enige dat bij oplevering nog uitlegt waarom een stap automatisch mag en een andere niet.
Gates die je niet haalt, zijn even waardevol. Een gate die op "nog niet" staat, is een expliciete beperking van de scope in plaats van een verrassing bij de eerste storing.
De volgorde is niet vrij
Gate 1 en 2 gaan altijd vooraf aan de rest. Een controleniveau kiezen voor invoer die je niet kent, of een uitweg bedenken zonder te weten wie er aan de andere kant staat, levert papier op dat bij de eerste uitzondering wordt genegeerd. Gate 7 komt als laatste, en bepaalt of je een oplossing hebt of een opdracht.