Vier posten, niet één
Wie vraagt wat AI-automatisering kost, bedoelt meestal de bouw. Dat is de kleinste van de vier vragen. De kosten van een workflow bestaan uit scope, gebruik, review en beheer, en alleen de eerste is eenmalig.
1. Scope — wat je laat bouwen
De bouwkosten schalen niet met de moeilijkheid van het model maar met het aantal uitzonderingen dat je wilt afdekken. De hoofdroute van een proces is meestal in korte tijd te bouwen. De twintig procent afwijkende gevallen kosten het meeste, en dat is precies waar de scopediscussie hoort plaats te vinden: welke uitzonderingen automatiseer je, en welke laat je bewust bij een mens?
Een scope die “alles” zegt, is een scope die niemand heeft doorgerekend.
2. Gebruik — wat elke uitvoering kost
Elke keer dat een workflow draait, wordt er tekst gelezen en gegenereerd, en dat wordt verbruikt. De kosten schalen dus met het volume en met hoeveel context je meestuurt. Twee dingen zijn hier stuurbaar: hoeveel materiaal je de workflow laat lezen per uitvoering, en hoe vaak hij draait. Een workflow die elke tien minuten een hele mailbox doorleest, kost een veelvoud van dezelfde workflow die reageert op wat er binnenkomt.
3. Review — wat de menselijke stap kost
De post die het vaakst op nul wordt gezet en dat nooit is. Menselijke goedkeuring kost tijd van een medewerker: een voorstel lezen, beoordelen, soms aanpassen. Die tijd is korter dan het werk dat de workflow vervangt — daar zit de winst — maar hij is niet nul, en hij verdwijnt niet vanzelf. Reken hem mee, en reken hem opnieuw als je het controleniveau verschuift.
4. Beheer — wat het draaiend houden kost
Koppelingen verlopen, bronsystemen veranderen, een leverancier past een veld aan, een collega vertrekt en neemt een autorisatie mee. Daarnaast verandert het proces zelf: nieuwe producten, nieuwe afspraken, nieuwe uitzonderingen. Reken op een terugkerende inspanning om de workflow actueel te houden, en wijs die aan één eigenaar toe. Een workflow zonder eigenaar wordt niet goedkoper, alleen stiller — tot hij stilvalt.
Wat het vervangt
De andere helft van de som. Zet naast de vier posten wat het huidige proces kost: hoeveel keer per week het draait, hoeveel minuten het per keer kost, en wat een fout kost als die nu gebeurt. Die derde is de moeilijkste en vaak de belangrijkste; in processen met een lage frequentie en hoge foutkosten zit de winst niet in tijd maar in het voorkomen van een misser.
De bedragen
[[BEWIJS NODIG: indicatieve bandbreedtes per kostenpost — bouw, gebruik per uitvoering, reviewtijd en jaarlijks beheer — die Gen8 mag noemen — eigenaar: sales]]
De vraag die je stelt bij een offerte
Niet “wat kost het” maar: welke uitzonderingen zitten in deze prijs en welke niet, wat kost een uitvoering bij ons verwachte volume, hoeveel reviewtijd rekent u per voorstel, en wat kost een jaar beheer. Een aanbieder die op alle vier een antwoord heeft, heeft erover nagedacht. Een aanbieder die alleen de eerste beantwoordt, offreert een demo.