Waar het misgaat
De gebruikelijke aanpak is: alles inlezen in één index en die index doorzoekbaar maken. Dat werkt, is snel gebouwd en levert prompt een demonstratie op die indruk maakt. Het maakt ook in één beweging elk rechtenmodel in je organisatie ongeldig, want de index kent geen mappen, groepen of uitzonderingen meer — alleen tekst.
Het valt bovendien laat op. De eerste weken stelt niemand een vraag waar hij het antwoord niet op mocht weten. Dan doet iemand het wel, per ongeluk, en is het een incident.
Regel 1 — Filter op de vraagsteller, niet op de uitkomst
De rechtencontrole hoort te bepalen welke documenten überhaupt in aanmerking komen, vóórdat er iets wordt gelezen of samengevat. Dat is iets anders dan achteraf een antwoord tegenhouden: in dat tweede geval heeft het model de inhoud al verwerkt, en lekt het vaak alsnog in de vorm van een samenvatting.
Praktisch betekent dit dat de zoekstap namens de gebruiker gebeurt en dat het bronsysteem de selectie bepaalt — niet een aparte rechtenlijst die je zelf bijhoudt en die na drie maanden afwijkt.
Regel 2 — Kopieer zo min mogelijk
Elke kopie is een tweede plek waar rechten kunnen verlopen, die moet worden opgeschoond en die bij een datalek meetelt. Houd de documenten waar ze staan en haal alleen op wat nodig is voor het antwoord.
Ontkom je er niet aan iets op te slaan, leg dan drie dingen vast: wat er precies wordt bewaard, hoe lang, en wat er gebeurt als het bronbestand wordt verwijderd of de rechten wijzigen. Vooral dat laatste wordt overgeslagen: een verwijderd document dat in een index blijft staan, is een document dat je niet hebt verwijderd.
Regel 3 — Kies de bronnen, neem niet alles mee
Niet elke map hoort in een kennisbank. Concepten geven antwoorden die formeel niet gelden, persoonsdossiers horen apart, en klantdocumenten vallen onder afspraken met die klant. Minder bronnen met een duidelijke status leveren betere antwoorden op dan alles indexeren — en maken het gesprek met de beheerder een stuk korter.
Maak dat per bron expliciet, ook als het antwoord "ja, iedereen mag dit lezen" is. Een vastgelegd besluit is iets anders dan een aanname die niemand heeft getoetst.
Regel 4 — Regel vertrek aan het begin
Spreek bij de start af waar de configuratie, de credentials en de logboeken staan, wie ze beheert en wat er gebeurt als de samenwerking stopt. Dat is aan het begin een paragraaf en aan het eind een onderhandeling. Het geldt ook voor het minst spannende onderdeel: de toegangstokens die de koppeling gebruikt, horen bij jouw organisatie te horen.
Wat dit kost aan tempo
Deze vier regels maken de bouw trager dan de "alles in één index"-route, vooral op de rechtenkant. Dat is de eerlijke afweging: je ruilt een paar weken in voor een oplossing die de beveiligingsreview overleeft en waar je niet later een tweede project van moet maken.
[[BEWIJS NODIG: hoe de rechtenfiltering per bronsysteem is ingericht en getoetst in een opgeleverde implementatie — eigenaar: delivery]]
Wat een kennisbank vervolgens bruikbaar maakt voor de mensen die hem gebruiken — bron, recht en datum — staat in interne kennisbank met AI.