E-mail naar CRM
Integratie · route: geconfigureerd
Mailverkeer dat in het CRM landt zonder dat iemand knipt en plakt
Tussen de mailbox en het CRM zit doorgaans een mens die overtypt. Deze koppeling neemt dat over: de workflow leest de berichten in een aangewezen mailbox of label, herkent bij welk contact of welke deal ze horen, en stelt de CRM-wijziging voor die eruit volgt. Wegschrijven gebeurt pas na goedkeuring.
- Rechten blijven leidend
- EU-hosting
- Goedkeuring zichtbaar
In het kort
Route: geconfigureerd
Onderdelen: Gmail, Outlook, HubSpot
Mogelijkheden
Wat de koppeling kan
Aan de mailkant leest de workflow de berichten in de mailbox, het label of de map die jullie hebben aangewezen: afzender, onderwerp, tekst en de plaats in de conversatie. Hij kan ook een conceptantwoord klaarzetten.
Aan de CRM-kant zoekt hij het bijbehorende contact of de bijbehorende deal op en stelt voor wat er zou moeten veranderen:
- Een notitie met de kern van het bericht en een verwijzing naar de mail
- Een taak voor de eigenaar, met een termijn die uit het bericht volgt
- Een dealfase of contactveld dat aantoonbaar achterloopt op wat er in de mail staat
- Een nieuw contact, wanneer de afzender nog niet in het CRM bestaat
Wat de workflow niet doet: mail versturen namens jullie, en een CRM-veld overschrijven zonder dat iemand het verschil heeft gezien.
Rechten en data
Welke toegang nodig is
De koppeling loopt via verbindingen die een beheerder in Gen8 inricht — één voor de mailkant, één voor het CRM. De workflow krijgt alleen de rechten die de gekozen acties nodig hebben: leest hij alleen mee om context te geven, dan vraagt hij geen schrijfrechten in het CRM.
De reikwijdte aan de mailkant is een bewuste keuze en geen technisch detail: een aangewezen mailbox of label is iets anders dan een heel postvak. Wij richten dit zo smal in als de workflow toelaat, omdat mailinhoud bijna altijd meer bevat dan waar de workflow over gaat. Verwerking vindt plaats in de EU.
[[BEWIJS NODIG: exacte scopes per provider (Gmail, Outlook, HubSpot) zoals de koppelingen ze vandaag aanvragen — eigenaar: delivery]]
Controle
Waar goedkeuring zit
Elke schrijfactie naar het CRM is standaard een voorstel. De eigenaar van het contact of de deal ziet het voorgestelde verschil naast de huidige waarde en keurt goed, past aan of wijst af. Afgewezen voorstellen verdwijnen niet: ze blijven in het logboek van elke stap staan, zodat je kunt teruglezen wat er is overwogen.
Een notitie toevoegen is omkeerbaar en klein; een dealfase wijzigen is dat niet. Daarom kan een notitie na een ingewerkte periode automatisch met logboek, terwijl een fasewijziging goedkeuring houdt. Conceptantwoorden worden nooit automatisch verstuurd.
Bewijs
Wat we kunnen laten zien
Gmail, Outlook en HubSpot hebben elk een eigen Gen8-koppeling. Voor mail bestaan tools om te zoeken, berichten te lezen, labels te beheren en concepten te maken; voor HubSpot tools voor contacten, deals, activiteiten, tickets en eigenaren. De route staat op geconfigureerd en niet op native, omdat een beheerder eerst vastlegt welke mailbox meedoet, welke velden geraakt mogen worden en wie goedkeurt.
[[BEWIJS NODIG: tweede klantimplementatie van deze koppeling met het aandeel voorstellen dat ongewijzigd werd goedgekeurd — eigenaar: sales]]
Veelgestelde vragen
Leest de workflow onze hele mailbox?
Alleen de mailbox, het label of de map die jullie aanwijzen. Wat daarbuiten valt, blijft ongelezen, en die keuze leggen we bij de inrichting vast.
Werkt dit ook met Salesforce of Pipedrive?
Beide hebben een eigen Gen8-koppeling met dezelfde opbouw: lezen als context, schrijven als voorstel met goedkeuring.
Wat gebeurt er met mail van een onbekende afzender?
De workflow stelt voor om een contact aan te maken en laat zien waarop hij dat baseert. Aanmaken gebeurt pas na goedkeuring.
Kan de workflow zelf antwoorden?
Hij zet een concept klaar in de mailbox. Versturen doet een mens; dat is geen instelling maar een uitgangspunt.
Welke systemen gebruik jij?
Vertel welk proces je wilt koppelen. We laten zien welke route past, welke rechten nodig zijn en waar de mens blijft beslissen.
- Reactie binnen één werkdag
- Geen verplichtingen