Documenten en kennis koppelen
Integratie · route: geconfigureerd
Antwoorden uit jullie eigen documenten, met bron erbij
De kennis die mensen zoeken staat er meestal al: in een documentbibliotheek, een gedeelde map, een handboek dat niemand meer opent. Deze koppeling maakt die documenten bruikbaar als bron voor een workflow, zodat een antwoord met een verwijzing komt in plaats van uit het niets. De rechten van het bronsysteem blijven daarbij leidend.
- Rechten blijven leidend
- EU-hosting
- Goedkeuring zichtbaar
In het kort
Route: geconfigureerd
Onderdelen: SharePoint, Google Drive, OneDrive
Mogelijkheden
Wat de koppeling kan
De workflow leest documenten uit de sites, bibliotheken en mappen die jullie hebben aangewezen, en gebruikt ze als bron:
- Een vraag beantwoorden met een verwijzing naar het document en de plek erin
- Meerdere documenten naast elkaar leggen en de verschillen benoemen
- De gegevens uit een document halen die een andere stap nodig heeft
- Signaleren dat het antwoord niet in de aangewezen bronnen staat — wat een reële uitkomst is en geen fout
Voor Google Drive gaat het verder dan bestanden alleen: er zijn eigen tools voor Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties, zodat een workflow de inhoud van die bestanden kan lezen en bewerken in plaats van er alleen naar te verwijzen.
Wat er niet gebeurt: documenten verplaatsen, verwijderen of herindelen. Opruimen is mensenwerk; deze koppeling ontsluit, hij herordent niet.
Rechten en data
Welke toegang nodig is
De verbinding wordt door een beheerder ingericht en krijgt toegang tot de sites, bibliotheken of mappen die jullie aanwijzen — niet tot de hele omgeving. Die afbakening is de belangrijkste beslissing van de hele inrichting.
Het uitgangspunt is dat de rechten van het bronsysteem leidend blijven: een workflow die documenten ontsluit, mag geen manier worden om aan die rechten voorbij te komen. Hoe strikt dat in een gegeven omgeving uitpakt, hangt af van hoe de toegang is ingericht en van welke identiteit de koppeling gebruikt. Dat hoort in de inrichting expliciet te worden vastgelegd en nagelopen, en niet als vanzelfsprekend te worden aangenomen.
[[BEWIJS NODIG: hoe de rechten van de gebruiker per omgeving worden doorgezet naar de documentkoppeling, aantoonbaar getest — eigenaar: delivery]]
Controle
Waar goedkeuring zit
Documenten lezen als bron is een alleen-lezen handeling en heeft geen goedkeuringsstap per vraag nodig. De goedkeuring zit eerder in de keten: bij het aanwijzen van de bronnen, en bij de beslissing wie de workflow mag gebruiken.
Zodra een workflow ook ín documenten gaat schrijven — een rapport genereren, een spreadsheet bijwerken — verandert dat. Dan geldt weer dat een wijziging eerst zichtbaar is als voorstel, en dat elke stap in het logboek staat. Verwerking vindt plaats in de EU.
Bewijs
Wat we kunnen laten zien
SharePoint, Google Drive en OneDrive hebben elk een eigen Gen8-koppeling: voor SharePoint met tools voor sites, lijsten en bestanden, voor Google Drive met tools voor bestanden, Documenten, Spreadsheets en Presentaties, voor OneDrive met tools voor bestanden — zie ook Microsoft 365. De route staat op geconfigureerd omdat de waarde volledig afhangt van welke bronnen een beheerder aanwijst. Voor een opslag zonder eigen koppeling geldt MCP, API en maatwerk. De bijbehorende workflows: documenten ontsluiten als kennis en kennisbank bevragen.
[[BEWIJS NODIG: klantimplementatie met het aantal ontsloten bronnen en het aandeel vragen dat met bronverwijzing beantwoord werd — eigenaar: sales]]
Veelgestelde vragen
Kan iedereen dan bij alle documenten?
Dat mag nooit het effect zijn. De rechten van het bronsysteem horen leidend te blijven, en hoe dat in jullie omgeving precies uitpakt, moet bij de inrichting worden nagelopen en niet worden aangenomen.
Wat als het antwoord nergens staat?
Dan zegt de workflow dat het niet in de aangewezen bronnen staat. Dat is een bruikbaar antwoord; een verzonnen antwoord is dat niet.
Worden onze documenten gekopieerd?
Wat er precies wordt opgeslagen om doorzoekbaar te maken, hangt af van de inrichting. Leg dat vooraf vast — het is een vraag die jullie beheerder moet kunnen beantwoorden voordat de koppeling aanstaat.
Werkt dit ook met een netwerkschijf?
Niet met een kant-en-klare koppeling. Dat is een maatwerkroute; kijk bij MCP, API en maatwerk voor wat daarbij komt kijken.
Welke systemen gebruik jij?
Vertel welk proces je wilt koppelen. We laten zien welke route past, welke rechten nodig zijn en waar de mens blijft beslissen.
- Reactie binnen één werkdag
- Geen verplichtingen